Voor alle soorten opleidingen, en dus ook voor universiteiten, is het van groot belang dat ze hun klantrelaties op een deugdelijke manier beheren. Dit kan natuurlijk op de ouderwetse manier, door middel van een kaartenbak of archiefkast met daarin alle mappen van hun studenten op alfabetische volgorde gesorteerd. Maar in het digitale tijdperk waarin we nu leven is het verstandiger om te investeren in een fatsoenlijk CRM-systeem. Zo’n CRM-systeem is feitelijk zo’n kaartenbak of archiefkast, maar dan digitaal en met veel extra mogelijkheden en opties. In dit artikel lees je om welke redenen zo’n CRM van grote betekenis kan zijn voor universiteiten.
Alles op één plek
Allereerst is er het grote voordeel dat je als universiteit alle belangrijke data op één en dezelfde plek hebt staan. En data is er in overvloed, want zowel voor, tijdens als na een volledige studie verzamel je per student heel wat gegevens. Denk alleen al maar eens aan de NAW-gegevens van je studenten, de voorgaande opleidingen die de studenten hebben genoten, alle studieresultaten van de huidige opleiding en ga zo maar door. Met zo’n handig CRM-systeem kun je dit allemaal eenvoudig per student bijhouden, maar je kunt natuurlijk ook onderverdelingen maken in leerjaar en/of studierichting. Bovendien heb je als universiteit natuurlijk personeel in dienst. Van docenten tot conciërges, ze verdienen allemaal een plekje in jouw digitale archiefkast.
Doordat alles in één enkel systeem in te voeren is ontstaat er een overzichtelijk geheel dat snel en eenvoudig toegankelijk te maken is voor de benodigde personen. Zo kun je bepaalde personeelsleden bijvoorbeeld volledige toegang verlenen tot alle data, terwijl weer andere werknemers slechts beperkte informatie van specifieke studenten op kan vragen. Dit maakt een CRM-systeem naast gebruiksvriendelijk ook nog eens veilig en betrouwbaar.
Leren van een CRM-systeem
Van een CRM-systeem kun je bovendien veel leren. Deze programma’s zijn namelijk ingewikkelde softwaresystemen die in staat zijn de collectie gegevens aan een analyse te onderwerpen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om het systeem na te laten gaan welke promotiecampagnes de meeste inschrijvingen hebben opgeleverd. Dit kan in de toekomst bijdragen aan een nog concretere en doelgerichtere aanpak in de weg naar studentenwerving.
Ook bepaalde contactmomenten kunnen worden geanalyseerd. Zo kun je er met een CRM-systeem bijvoorbeeld achter komen op welk moment van de dag je het beste een belangrijke e-mail kunt versturen naar je studenten, zodat deze ook daadwerkelijk wordt gelezen en wordt opgevolgd. Naar aanleiding van deze gegevens kun je hier een volgende keer weer op inspringen, waardoor je op termijn efficiënter kunt gaan werken. Want telkens reminders moeten sturen omdat de helft van de studenten niet reageert op een belangrijke e-mail kost enorm veel tijd.
Relatiebeheer
Met een CRM-systeem kun je niet alleen een database aanleggen, maar bovendien ook bouwen aan stabiele relaties. Alle interacties die je hebt met je collega’s en studenten worden vastgelegd in het CRM-systeem. Of dit nu officiële brieven zijn, persoonlijke gesprekjes of korte telefoongesprekken, alles kan worden gedocumenteerd en beheerd. Door deze data vast te leggen kun je in de toekomst sneller en adequater reageren en communiceren.
